Nuove regole sullo smart working: più responsabilità per le aziende

Mentre la crisi energetica rimette al centro il lavoro da remoto e si torna a parlare di un maggior uso dello smart working, entrano in vigore le nuove norme sul lavoro agile che introducono delle sanzioni per le aziende fino a 7.500 euro.

La novità principale della legge annuale sulle PMI, in vigore dal 7 aprile, è infatti il regime sanzionatorio a carico dei datori di lavoro. Le imprese dovranno infatti adeguarsi alle nuove disposizioni. Dalle stime dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, lo scorso anno sono stati circa 3.575.000 “i lavoratori che per almeno parte del loro tempo operano da remoto, +0,6% rispetto allo scorso anno”.

Il maggiore aumento (+11%), rilevava la ricerca diffusa a fine 2025, si registra nel settore pubblico, in cui oggi 555.000 persone lavorano in smart, pari al 17% dei dipendenti della Pubblica Amministrazione. C’è un rialzo anche nelle grandi imprese (+1,8%), dove oggi il 53% del personale lavora da remoto (1.945.000 persone), mentre le piccole e medie imprese sono in controtendenza: qui i lavoratori da remoto si riducono sensibilmente (-7,7% nelle PMI, -4,8% nelle microimprese) per rappresentare solo l’8% del totale.

Un’informativa scritta deve essere consegnata al dipendente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza; in questa informativa devono essere evidenziate la prevenzione e i rischi per chi lavora da fuori. Fra gli altri: l’uso eccessivo e corretto dei videoterminali e degli smartphone, l’ambiente di lavoro e una corretta postura. Si tratta di indicazioni già esistenti e infatti la legge non introduce un nuovo obbligo, ma ne potenzia l’efficacia prescrivendo appunto delle sanzioni che vanno dall’arresto da due a quattro mesi fino ad ammende che possono raggiungere i 7.403,96 euro. Come sottolineato dalla Fondazione Consulenti per il Lavoro, si “rafforza un principio che negli ultimi anni aveva già trovato progressiva evoluzione nella prassi applicativa e nella riflessione dottrinale”.

La sicurezza sui luoghi di lavoro si sposta con i lavoratori

In assenza di un controllo diretto da parte del datore di lavoro sugli ambienti nei quali la prestazione viene resa, la tradizionale logica della prevenzione fondata sull’intervento diretto sui luoghi di lavoro risulta inevitabilmente attenuata. Per questo l’informativa non è più una mera formalità: “il datore di lavoro trasferisce al lavoratore conoscenze, consapevolezza e strumenti operativi per la gestione dei rischi. Il lavoratore, a sua volta, è chiamato a svolgere un ruolo attivo e responsabile, in coerenza con l’impostazione partecipativa”.

Nuove indicazioni chiare e puntuali

La norma richiama in modo espresso i rischi connessi all’utilizzo dei videoterminali, ma la gestione aziendale non può limitarsi a questo solo aspetto. Per una corretta prevenzione, occorre fornire indicazioni chiare su:

• Ergonomia e salute: postura, pause e affaticamento visivo.
• Sicurezza tecnica: corretto utilizzo delle attrezzature e rischio elettrico.
• Ambiente di lavoro: ordine della postazione e idoneità dei luoghi.
• Protezione dei dati: tutela della riservatezza e segnalazione di anomalie o infortuni.

In concreto, lo smart working non può essere trattato come una semplice autorizzazione a lavorare da casa. Serve una gestione documentata, con regole precise, istruzioni comprensibili e prove di consegna dei documenti. Le aziende dovrebbero quindi verificare subito se dispongono di un’informativa aggiornata e se esiste una procedura interna che disciplini la disconnessione e le responsabilità del lavoratore.

È importante ricordare che anche il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione. Se l’azienda ha il compito di informare e organizzare, il dipendente ha il dovere di attenersi alle istruzioni ricevute e segnalare eventuali criticità.

Alcune cose da ricordare